Jak uniknąć problemów podatkowych w działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana – definicja i przepisy

Działalność nierejestrowana, znana także jako nieewidencjonowana, to forma drobnej działalności zarobkowej, która nie wymaga wpisu do CEIDG. Wprowadzona w 2018 roku, ma na celu uproszczenie procedur dla osób testujących pomysły biznesowe bez ponoszenia dużych kosztów. Warto zauważyć, że limit przychodów w 2025 roku wynosi 3499,50 zł miesięcznie, a jego przekroczenie obliguje do rejestracji działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.

Taka forma działalności skierowana jest do osób fizycznych, które nie były zarejestrowane jako przedsiębiorcy w ostatnich 60 miesiącach. Umożliwia uzyskiwanie przychodów bez konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne czy zgłaszania działalności w ewidencji. Jest to szczególnie atrakcyjne dla niepełnoletnich, rolników czy osób bezrobotnych, które spełniają określone warunki. Należy jednak pamiętać, że przychody z działalności nierejestrowanej muszą być rozliczane w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 jako dochody z innych źródeł.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma także obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących ochrony konsumentów, w tym zasad reklamacji, zwrotów i napraw towarów. Wymagana jest uproszczona ewidencja sprzedaży, która pozwala na monitorowanie przychodów i przestrzeganie ustalonych limitów. Dokumentacja ta jest niezwykle istotna podczas potencjalnych kontroli skarbowych.

Jakie są obowiązki podatkowe w działalności nierejestrowanej?

Zarządzanie działalnością nierejestrowaną wiąże się z obowiązkiem rozliczenia dochodów w formularzu PIT-36. Podatek dochodowy odprowadza się od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. Do kosztów tych można zaliczyć m.in. wydatki na materiały, narzędzia czy usługi niezbędne do prowadzenia działalności. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać warunki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych — przede wszystkim musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub jego zabezpieczenia.

Bardzo ważne jest odpowiednie udokumentowanie takich wydatków. Najlepiej, jeśli posiadasz imienną fakturę lub rachunek wystawiony na Twoje dane, który jednoznacznie wskazuje związek poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością. Wydatki prywatne lub niemające bezpośredniego związku z działalnością nie mogą zostać odliczone, nawet jeśli zostały ujęte w ewidencji.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży jest niezbędne, mimo że nie wymaga skomplikowanej księgowości. Uproszczona ewidencja sprzedaży pozwala na monitorowanie przychodów i przestrzeganie limitów. Powinna ona zawierać daty transakcji, kwoty oraz szczegółowe informacje o sprzedanych towarach lub usługach.

Jak minimalizować ryzyko problemów z fiskusem?

Warto zwrócić uwagę na najczęstsze źródła problemów z fiskusem, które mogą dotknąć osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Nieprawidłowa kwalifikacja kosztów to jedna z najczęstszych pułapek. Błędne zrozumienie, które wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, prowadzi do sporów z urzędem skarbowym. Koszty te muszą być związane z działalnością i odpowiednio udokumentowane.

Kolejnym istotnym problemem jest brak ewidencji sprzedaży. Uproszczona ewidencja sprzedaży jest niezbędna do monitorowania przychodów oraz przestrzegania limitów. Brak dokumentacji może skutkować kontrolami skarbowymi, które mogą prowadzić do nałożenia kar.

Niezrozumienie zasad dotyczących zwolnień z VAT to częsty problem wśród osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Co do zasady, mogą one korzystać ze zwolnienia z VAT do momentu osiągnięcia 200 tys. zł rocznego obrotu. Należy jednak pamiętać, że nie każda działalność kwalifikuje się do tego zwolnienia. Zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług, niektóre rodzaje działalności – takie jak usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskie czy sprzedaż towarów objętych akcyzą – zostały wyłączone z prawa do zwolnienia, niezależnie od wysokości obrotów.

Błędne wystawianie faktur z adnotacją o zwolnieniu z VAT lub nieprawidłowe zgłoszenie rezygnacji ze zwolnienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych, w tym konieczności zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Dlatego tak ważne jest, aby znać warunki rejestracji jako podatnik VAT, regularnie monitorować przychody i prowadzić prawidłową ewidencję sprzedaży.

Warto również wiedzieć, że w niektórych przypadkach — nawet przy działalności zwolnionej z VAT — może pojawić się obowiązek stosowania kasy rejestrującej. Dotyczy to m.in. sprzedaży określonych towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obowiązek ten może wystąpić niezależnie od poziomu obrotów, dlatego przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy rodzaj oferowanych usług lub produktów nie wymaga ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej.

Limit przekroczony – i co teraz?

Przechodzenie z działalności nierejestrowanej do zarejestrowanej wymaga starannego zaplanowania i odpowiedniego przygotowania. Kluczowym momentem jest przekroczenie miesięcznego limitu przychodów, który w 2025 roku wynosi 3499,50 zł. Po jego przekroczeniu konieczna jest rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG – należy to zrobić w ciągu 7 dni. Proces ten wiąże się również z obowiązkową rejestracją w ZUS oraz wyborem formy opodatkowania (np. skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).

Jednym z ważniejszych aspektów tego przejścia jest przygotowanie do prowadzenia ksiąg podatkowych, które są bardziej wymagające niż uproszczona ewidencja sprzedaży stosowana w działalności nierejestrowanej. Warto już na tym etapie zaopatrzyć się w odpowiedni program do faktur - na przykład Firmino.pl, który umożliwia prowadzenie uproszczonej ewidencji na potrzeby działalności nierejestrowanej, a po przejściu na zarejestrowaną działalność pozwala na sprawne prowadzenie KPiR lub ryczałtu, zgodnie z wybraną formą opodatkowania.

Warto również rozważyć tzw. hybrydowe modele aktywności zawodowej, w których działalność nierejestrowana jest łączona z innymi formami zatrudnienia, takimi jak umowa o pracę, zlecenie czy dzieło. Taki model może być korzystny z punktu widzenia dywersyfikacji źródeł dochodu i zwiększenia bezpieczeństwa finansowego. Trzeba jednak pamiętać, że każda forma zatrudnienia wiąże się z odrębnymi obowiązkami podatkowymi i może wpływać na ogólne rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe – warto więc podejść do tematu świadomie i, w razie wątpliwości, skonsultować się z doradcą.

Nie czekaj z pomysłem - zacznij już dziś!

Działalność nierejestrowana to realna szansa, by zacząć zarabiać na własnych zasadach — bez skomplikowanych procedur, wysokich kosztów czy ryzyka związanego z pełnoetatowym biznesem. Kluczem jest jednak świadomość przepisów, dobra organizacja i odpowiednie narzędzia. Jeśli myślisz o własnym biznesie, ale chcesz zacząć bez stresu i na próbę — ta forma działalności może być idealna właśnie dla Ciebie.

Zrób pierwszy krok i zobacz, jak prowadzić działalność nierejestrowaną zgodnie z prawem: https://www.firmino.pl/dzialalnosc-nierejestrowana/